ADMINISTRASI KONTRAK

ADMINISTRASI KONTRAK

Administrasi kontrak atau pengelolaan kontrak atau manajemen kontrak adalah kegiatan yang dilakukan untuk memantau dokumen kontrak agar "aturan main" seperti yang tertulis di dalam dokumen tersebut diketahui, diikuti dan dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya.



Admnistrasi kontrak yang baik dilaksanakan dengan melakukan kegiatan-kegiatan antara lain

1. Membuat inventarisasi atau daftar periksa (check list) dari ketentuan-ketentuan yang ada di dalam syarat-syarat perjanjian dengan cara memisahkannya atau menjadi kelompok-kelompok sesuai dengan sifat dan jenis kententuan tersebut.
2. Melakukan pencatatan (recording) atas semua kejadian atau keadaan selama pelaksanaan kontrak (proper dokumentation)
3. Mempersiapkan data pendukung teknik maupun administrasi untuk dapat diajukan dalam mendapatkan hak-hak yang "langsung maupun tidak langsung"

Inventarisasi atau daftar periksa (check list) tersebut dibuat dengan cara mengelompokkan ketentuan-ketentuan yang ada dalam syarat-syarat perjanjian menjadi 7 kelompok pasal sebagai berikut

1. Kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat umum (penjelasan, persyaratan, larangan, tanggung jawab dan sejenisnya)
2. Kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan hak kontraktor
3. kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan kewajiban kontraktor
4. kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan hak pemilik proyek
5. kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan kewajiban pemilik proyek
6. kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan wewenang Direksi Proyek
7. kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan kewajiban Direksi Proyek

Melakukan pencatatan (recording)
Tujuan yang ingin dicapai adalah :

1. diketahui sejarah (history) pelaksanaan proyek
2. ditelusuri kembali suatu peristiwa yang pernah terjadi, kapan terjadinya, penyebabnya dan akibatnya, semuanya berupa data faktual yang sangat penting dan diperlukan sebagai bukti untuk menunjang atau mendukung suatu tuntutan / klaim
3. Keperluan Monitoring (pemantauan), selama berlangsungnya pelaksanaan pekerjaan dan sebagai data umpan bali (feed back data) ataupun masukan (input) untuk proyek lainnya sejenis setelah pekerjaan selesai dilaksanakan

Yang perlu didokumentasi dengan baik selama pelaksanaan proyek adalah

1. Invormasi / data perencanaan, meliputi ;
• Gambar-gambar pra rencana
• rencana waktu pelaksanaan awal
• Semua dokumen (termasuk surat-surat, memo, laporan-laporan dari direksi proyek, sub kontraktor dan kontraktor
2. Catatan pembayaran kemajuan pekerjaan (Progress Payment Record)
3. Surat menyurat (korespodensi)
4. Laporan-laporan harian yang menerangkan hal-hal sebagai berikut
• Keadaan cuaca di lokasi
• nama-nama orang yang datang ke lokasi
• Bahan-bahan / barang-barang yang datang
• Keluar masuknya peralatan dan penempatannya
• Jumlah pekerja yang dilakukan masing-masing 
• Uraian mengenai jenis dan jumlah pekerjaan yang telah dilaksanakan
5. Foto-foto dan / atau Film
6. Daftar gaji / upah
7. Gambar kerja (shop Drawing)
8. Risalah / Notulen rapat
9. Instruksi-instruksi dan persetujuan-persetujuan

Aneka Alam Abadi

Pabrik dan Suply Buis Beton Resapan, Kanstin, Jalusi, Pagar Beton
www.charlescitra.com