KOORDINASI PELAKSANAAN KEGIATAN LAPANGAN

Dengan telah terbentuknya organisasi, juklak dan jadwal pelaksanaan proyek dan rencana pengadaan sumber daya, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan kegiatan konstruksi di lapangan.

Pelaksanaan kegiatan / pekerjaan konstruksi di lapangan dilakukan di bawah pengelolaan tim proyek yang dipimpin oleh Manager Proyek.

Agar pelaksanaannya mencapai target yang telah ditetapkan dalam rencana pelaksanaan, maka diadakan rapat koordinasi sebagai salah satu alat bantu manajemen.

Rapat koordinasi dilakukan untuk membahas tentang masalah operasional dan diadakan di proyek yang terdiri dari

1. Kick of meeting
   
   Kick of Meeting dilaksanakan saat kegiatan proyek akan dimulai dan kalau belum bisa dilokasi proyek dilaksanakan sedekat mungkin dengan lokasi.
   
   Tujuan rapat adalah untuk
• "Team Building", membangun tim proyek agar seluruh petugas, sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja, memahami benar tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
• Menyamakan presepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek
• Menyatukan langkah agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri dalam menjalankan tugasnya
• Mengikuti SOP (Standard Operating Procedure) yang berlaku
2. Tool box meeting
   adalah rapat persiapan untuk membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu.
   Misalnya setelah selesai pekerjaan kolom beton, maka untuk memulai pekerjaan berikutnya yaitu erection rangka atap baja, dilakukan tool box meeting.
   
   Agenda rapat 
• metoda kerja yang akan diterapkan
• Personil / unit kerja masing-masing yang terkait
• rute dan lay out peralatan dan bahan
3. Rapat Harian
   adalah lapat yang diadakan untuk merencanakan apa yang harus dikerjakan besok hari, serta memantau apa yang telah dikerjakan hari ini, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja harian
   
   Peserta rapat dihadiri oleh General Superintendent / Kepala Pelaksana, Superintendent / Pelaksana lapangan, Subkontraktor, Mandor dan bila perlu staf terkait.
   Rapat dipimpin oleh Manajer Operasi.
   
   Agenda rapat
   Melakukan evaluasi apakah target yang diterapkan tercapai dan menetapkan target untuk besok hari.
   
   Jadwal rapat, dapat dilakukan siang / sore hari, dimana pekerja sudah running well mengerjakan program harian, dilaksanakan secara singkat +/- 1 jam
4. Rapat Mingguan
   adalah untuk merencanakan apa yang dikerjakan minggu depan, serta memantau apa yang telah dikerjakan minggu ini, untuk mengetahui apakah sudah sesuai dengan rencana kerja mingguan.
   
   Peserta rapat
   Manager Teknik, Manager Operasi, Manager Administrasi.
   Rapat dipimpin oleh Manager Operasi
   
   Agenda rapat
• Mengevaluasi progress dan pencapaian pekerjaan yang ditargetkan minggu lalu
• Membahas target penyelesaian pekerjaan seminggu yang akan datang.
5. Rapat Bulanan
   Peserta rapat
   Manager Teknik, Manager Operasi, Manager Administrasi, Staf dan pihak ketiga bila diperlukan
   
   Agenda rapat antara lain meliputi
• Meninjau notulen rapat bulan lalu
• Pembahasan pencapaian Objectives / Program Kerja Proyek, antara lain
• EBPP (Evaluasi Biaya Pelaksanaan Proyek)
• Kinerja
• Quality Target (mutu produk, House keeping, Safety)
• Potensial problem
• Customer Complaint
• Masalah SDM
• Cash Flow (termin, dropping, pembayaran hutang, jurnal akutansi dan keuangan)
• Lain-lain (inovasi, sistem dokumentasi)